国际档案日 | 今天，我们让档案管理更智慧

1948年6月9日，国际档案理事会（ICA）成立后，发布的第一份章程指出，档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。2007年11月，为了庆祝2008年6月9日ICA成立60周年纪念日，国际档案理事会（ICA）在年度全体会议上决定，将每年的6月9日定为国际档案日。在人类漫长的社会活动中，很多有价值的信息通过各种方式被记录下来，并发展成为“档案”。随着社会的发展，档案已经成为国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的历史记录。以前，档案大多由纸张记录，称为纸质档案。在信息化的推动下，档案的呈现形式与管理方式也在不断进步，传统的纸质档案逐步向电子档案升级。对于企业而言，档案是企业的重要资源，是企业的“数据库”。随着信息化的深入发展，企业在生产经营管理过程中产生了大量的电子文件，传统模式下的电子档案管理无法满足数字化时代的档案管理、利用的需求，企业档案管理模式亟待升级。20载磨砺，远光智慧档案涅槃启航早在2002年，远光软件就开始了档案管理电子化的研究与探索，并发布了远光首个档案管理系统——电子会计档案系统V1.0，获得“国家重点产品”与“广东省高新技术产品”两大荣誉。2011年，远光软件发布了软硬一体的电子会计档案盒产品、影像管理系统。2020年，在电子档案管理系统V7.0的基础上，远光软件运用RFID等先进技术建设智慧档案馆，打破档案数据的信息孤岛，应用物联网全面感知、智慧分析、数据决策、互联互通、协同处置、集中管理，用一套完善的智慧感知管理平台将各集成子系统的信息统一存储、显示和管理在同一软件平台上，软硬件相结合建设成全新的无人智慧档案馆。2021年，远光软件深度融合区块链、人工智能、大数据、边缘计算、物联网等新兴技术，精研软硬一体化整合应用，推出全新的远光智慧档案。在电子票证管理标准和规范的指导下，结合近20年档案管理的研究与实践，远光软件构建了适应于数字化时代档案发展需求的智慧档案系列产品，实现文件采集、使用和档案管理的“三位一体”的全生命周期管理，实现了电子档案的归档自动化、保管电子化、利用网络化与实物档案智能化。AI赋能全新智慧档案，线上线下全域推进远光智慧档案从源头入手，将档案管理活动向前延伸至档案的形成阶段，确保归档数据的真实、准确、完整。归档过程建立档案数据间的有机联系，构建多源异构数据的自动汇聚归档，实现线上数据的一体化管理，显著提升了档案利用效率。此外，还通过引入智能制造、物联网技术，结合票据交收设备、装盒设备、AGV机器人、智能密集架、智能档案盒等智能终端，实现实物档案从交收、装盒、归档全过程的无人自动化管理，并与线上电子档案对接匹配，强化一体化管理。最后，再通过统一身份认证配合区块链、数字签名、数字水印、PDF固化等技术手段，全方位提升电子档案安全。通过运用大数据、知识图谱等技术，实现了档案数据自动聚类，可满足不同业务场景的精准化数字档案管理需求。基于AI+OCR+NLP等技术，构建出一站式档案利用服务平台，促进了档案向知识服务的转变，助力档案管理的智慧升级。目前，远光智慧档案已在北京、浙江、广东、内蒙古等全国多个省份的3000多家单位成功应用，加速推动了企业内部流程整合和业务变革，显著地提升了企业管理效率与质量，大量地节约了物力、人力、财力等资源，推进档案电子化、无纸化的落地。档案管理的智慧化，是基于企业数字化转型、实现高质量发展的长远考量。在数字中国发展战略下，远光智慧档案充分运用新技术，不仅帮助企业从档案源头解决档案数据问题，通过流程自动化、智能化，大幅提升档案管理流程效率。同时也推进了无纸化办公，助力国家“双碳”目标的落实，为企业可持续发展，加快经济社会绿色转型贡献力量。远光软件自2015年开启了人工智能领域的技术研究与应用实践，通过RPA与AI的技术融合，打造出百余款RPA机器人，通过物联网+AI的技术融合，打磨出数十款智能设备，广泛应用于财务、税务、供应链、人力资源、信息运维等多个领域。同时，通过“软硬结合”的形式，为电力、能源、化工、制造、医疗、航空航天等大型集团企业的经营管理提供软硬一体的智能化解决方案。