虚拟会议如何解救职场？

如何让员工、客户和投资者在会议中和谐共处。

编译 | 豆豆

编辑 | G3007

大堂能够塑造人们对于一家公司的第一印象。在访问投资银行Jefferies的纽约总部时,客人们首先看到的是该公司从东德政府购买的一段柏林墙。在Slaughter and May律所的伦敦办公室,水流从中庭的幕墙上缓缓滴下,落入天然石材建造的浅水池中。在软件巨头Salesforce的旧金山办公地,迎接访客的是播放着壮美瀑布或吃豆人游戏等画面的32米视频墙。

随着新冠病毒迫使全球很多办公室关闭,这些关键的第一印象被视频会议取代了。由于员工们被困在家中,公司中与下属、同事、客户和投资人的会议几乎全部转成线上了。所有曾经人潮汹涌的活动,从业绩回顾到股东大会、路演和IPO,几乎都移到了网络中。

2020年3月以来,纽约的纳斯达克交易所已经举办了超过150场线上的上市敲钟仪式。香港交易所举办的也至少有140场。人们每天在微软的Teams视频会议平台上花费的总时间已达4500万小时,是从前的三倍。Zoom也从一家原本还算成功的初创企业变成了动词(虽然对于一些不会念的人来说还是Z-O-O-M四个字母)。

现在,随着很多公司开始重新开放办公场地,重新设置混合工作安排,它们也在重新思考会议方式。无论喜不喜欢(讨厌的可能性更大),会议都是现代商务的重要部分。因此,在是否保留和保留哪些远程体验方面,经理们必须做出决定。Zoom在10个国家针对超过7000人的调查显示,三分之二的人希望将来以虚拟和面对面混合的方式开会。换句话说,与所有工作都分远程与现场一样,会议的未来模式也无法一刀切。

全线上会议形式仍将持续存在。8月30日Zoom的股价大跌,但这只是由于其宣布最新季度的增长放缓。协助组织股东会议的服务商Lumi声称,今年90%的集会都将会是全远程的,而2019年则只有11%。OpenExchange公司预计在2021年将为公司和投资者组织20万场在线或混合活动,2019年则只有4000场。

肆虐的Delta毒株是迫使公司推迟全面重返会议室计划的原因之一,但并非唯一原因。虚拟会议使更多人不必远程旅行就能够参会,此外,在线集会也更灵活。根据提供活动安排服务的Doodle的研究,在疫情期间,英国工人把会议安排在他们原来一般还在通勤上下班的时间。

视频会议在很多方面效果也不错。咨询机构德勤调查了美国1000位从事私募交易和兼并收购的高管人员,发现了87%的回复者声称能够在纯虚拟环境下达成交易,超过一半的人愿意在疫情后继续采用这种方式。

但虚拟会谈也有缺点。一天中能够密集安排更多场会议,引起Zoom疲劳(这个词也成了日常用语)。这类会议也更不容易按时结束。微软的研究显示,与一年前相比,微软Teams上的平均会议时间从35分钟延长到了45分钟(大概是因为缺乏人们起身离开或是下一组人冲进来抢会场这样的物理提示)。

一些人在现场、另一些人远程接入的混合会议模式引发了特别的挑战。多数机构都在视听科技方面投入不足,难以保证远程接入会议的人都能被看到、听到,而不会感觉像二等公民。在多数疫情前布置的会议室中,这方面都没有考虑好,灯光不好和麦克风位置不对的情况很常见。

这种科技方面的烦恼能够通过技术升级和办公场地合理设计来解决。公司们正在尝试使用更大、更高质量的屏幕,能够跟随讲话者的声音语音跟踪摄像头,以及消除背景噪音的工具。能够记录会议或转录文字的软件正成为行业标准,降低员工参加所有环节的压力。微软和Facebook等硅谷巨头则更进一步,正在开发增强现实的“metaverse”,任何地点的用户都可以与他人实时互动。

但不是所有人都这么坚决。有些公司正在抵制虚拟文化。许多华尔街老板坚决反对远程工作,包括远程会议。摩根大通银行比其他机构相比更早地把员工召回办公室,现在已经要求旗下银行家们登上飞机去当面见客户。摩根大通银行的老板Jamie Dimon把公司的私人飞机都提供给董事总经理们使用。今年夏天,该银行开展了一场非正式的竞赛,与客户进行面对面会谈的员工能够获得积分,据说奖品是与摩根大通高官的一顿饭。Dimon可能还是有些道理:Zoom的研究中,十分之七的回复者认为当面会见客户很重要。

为了不让即兴会议中出现的思想火花泯灭,许多公司都在改变办公布局,希望在员工亲身上班时促成这样的机缘。房地产咨询公司Knight Frank对400家国际公司的调查显示,在今后三年里,超过一半的公司预计将增加其办公场地中协同区域的比例。芬兰电信设备制造商诺基亚宣布,从明年开始,该公司70%的办公场地将专门用于协同和团队合作。云存储公司Dropbox已经卖掉了旧金山的总部,该公司的新办公场地(内部称作工作室)将有更大的布局灵活的会议室。

尽管绝大多数的人在调查中都声称倾向于混合工作,但他们对于这对于会议的意义有不同理解。对于大型集会,Zoom问卷答复者中有61%明显倾向于虚拟环境,只有39%的人选择了实体会场。但不同性别的倾向不同,44%的男性倾向于亲身参加大型会议,而女性的比例则只有33%(研究表明,女性一般在会上发言较少,而且容易被男性打断)。在小型团队会议方面,倾向于采用线上和线下方式的人各占一半。有些国家的工作文化尤其反对虚拟化:41%的法国工人坚持,他们只愿意面对面会谈。

有些决策将很简单。对于需要作出关键决定的会议,或是引入新客户的会议,几乎都是要通过当面进行。对于没那么关键但又有些重要的会谈,考虑起来就更复杂了。有一件事是确定的,很多会议仍将维持经理安排起来很头疼、下属参加起来也头疼的状态。